دستیار شخصی کیست و چه وظایفی دارد؟
حتما برای شما هم پیش آمده که برای انجام کارهای اداری و یا مالی در دیگر کشورها مانند ترکیه و دبی، به دلایل گوناگون نیاز به کمک و یا راهنمایی داشته‌اید. به دلیل ناآگاهی از قوانین و روندهای کارهای اداری و یا به دلیل ناآشنایی به قوانین در آن کشورها، ممکن است کار شما کند پیش رود و یا در مراحل اداری با مشکلات زیادی روبه‌رو شود. در این موارد استفاده از کمک‌های یک دستیار شخصی آشنا به کشور مقصد می‌تواند نجات‌دهنده شما باشد.
دستیار شخصی چه کسی است؟
دستیار شخصی یا در اختصار PA معمولاً کارهای اداری، مالی، اقتصادی و دیگر موضوعات را از طرف یک فرد انجام می‌دهد. این فرد معمولاً یک مدیر یا مدیر اجرایی در یک سازمان تجاری، غیرانتفاعی یا بخش عمومی است یا این که به صورت آزاد و به صورت دستیار شخصی و در قالب یک شرکت خدماتی فعالیت می‌کند. نقش دستیار شخصی این است که زمان مدیران اجرایی و یا افرادی که به دلیل مشغله و یا ناآشنا بودن به شرایط وقت کافی ندارند را از وظایف اداری رها کند تا آن‌ها بتوانند حداکثر زمان را برای وظایف استراتژیک صرف کنند.
وظایف دستیار شخصی چیست؟
مسئولیت‌ها یک دستیار شخصی معمولاً عبارت است از:
- به عنوان اولین فرد رسیدگی به مکاتبات و تماس‌های تلفنی را مدیریت می‌کند.
- مدیریت سازماندهی جلسات و قرار ملاقات‌ها
- رزرو و تنظیم سفر، حمل و نقل و اقامت
- برگزاری رویدادها و کنفرانس‌ها
- یادآوری وظایف و مهلت‌های مهم به افراد
- تایپ، گردآوری و تهیه گزارش، ارائه و مکاتبات
- مدیریت داده‌ها و سیستم‌های بایگانی
- انجام رویه‌ها در سیستم‌های اداری
- ارتباط با کارکنان، تامین کنندگان و مشتریان
همچنین ممکن است یک دستیار شخصی به جای یک شرکت، برای یک خانواده یا فرد کار کند. در این صورت، کار PA ممکن است به مدیریت کارهای روزمره فرد نیز برسد.
عنوان شغلی برای این نوع نقش و سابقه آن با توجه به کارفرما متفاوت است. در برخی از سازمان‌ها، عناوین شغلی «دستیار شخصی» و «دستیار اجرایی» به کار برده می‌شوند. در برخی دیگر، یک دستیار اجرایی، بالاتر از یک دستیار شخصی قرار می‌گیرد و مسئولیت بیشتری را بر عهده خواهد گرفت. در برخی از سازمان‌ها و یا دستیاران شخصی که برای یک فرد کار می‌کنند، نقش دستیار شخصی شغلی است که به تخصص و تحصیلات خاص نیاز ندارد ولی در برخی دیگر، به تجربه زیادی نیاز دارد و بر اساس آن استخدام صورت می‌گیرد.
مهارت‌های کلیدی برای یک دستیار شخصی
- رازداری و قابل اعتماد بودن اهمیت زیادی در این شغل دارد زیرا دستیار شخصی اغلب با اطلاعات محرمانه سر و کارخواهد داشت.
- انعطاف‌پذیری و سازگاری
- مهارت‌های ارتباط کلامی و نوشتاری خوب
- مهارت‌های سازمانی و توانایی انجام چندین کار به صورت همزمان
- توانایی فعال بودن از نظر اجتماعی و ابتکار عمل
- درایت و دیپلماسی
- مهارت‌های ارتباطی بالا
استفاده از خدمات دستیار شخصی در شرکت ما
شما می‌توانید با تماس با کارشناسان ما برای مدیریت فعالیت‌های خود و یا شرکت‌تان از دستیاران شخصی زبده و آشنا به این کشور استفاده نمایید. تنها با یک تماس، دستیار شخصی شما آماده خواهد بود تا نیازهای شما را از امور اداری گرفته تا سفارش گل، انتخاب هدیه برای همسرتان یا هماهنگی جلسه را برآورده کند.