همه‌چیز در مورد برگزاری مراسم های رسمی كاری
نحوه برگزاری مراسم های رسمی كاری چگونه است؟ ادارات، سازمان‌ها و شرکت‌ها به شکل ماهانه، سالانه و یا در زمان‌های مشخص شده و از پیش تعیین شده‌ای از سال اقدام به برگزاری مراسم‌هایی می‌نمایند که برای برآورد کردن اهداف به‌خصوص و یا دورنمای سیاسی آن سازمان دارای اهمیت فراوان است. مثل مراسم سالگرد آغاز به کار آن سازمان، انتصاب فردی به یک سمت به‌خصوص، امضای یک قرارداد بسیار مهم، جلسه‌ی آغاز یک همکاری بزرگ و…. پذیرایی و برگزاری این مراسم از اولویت‌های نخست این مدل مراسم به محسوب می‌شود.
مراحل برگزاری مراسم های رسمی كاری
در زیر به مراحل برگزاری این برنامه‌ها خواهیم پرداخت:
- پیش از مراسم (برنامه‌ریزی)
برنامه‌ریزی، همان اندیشیدن در مورد آینده است برای دستیابی به هدف. تصمیم‌گیری طبق پیش‌بینی اهداف و نحوه رسیدن به مقصد را تعیین می‌کند. برنامه‌ریزی کردن موجب می‌شود با امکانات پایین بتوانیم مناسب‌ترین تصمیم را گرفته و مسائل را به‌درستی اداره کنیم. ولی باید توجه داشته باشید که برای داشتن یک برنامه‌ریزی مناسب به آمار و اطلاعات احتیاج خواهیم داشت.
یکی از کارهای مهم پیش از اجرای مراسم تهيه نمودن كارت دعوت ارسال دعوت‌نامه برای میهمانان مراسم است. اگر مراسم شما غیررسمی و دوستانه باشد می‌توان به‌وسیله تلفن و يا به‌صورت حضوري از میهمانان دعوت به عمل آورد. ولی زمانی که در مراسم هیئت‌های دیپلمات یا افراد رده‌بالا و رسمی حضور داشته باشند دعوت باید به شکل ارسال دعوت‌نامه باشد. در دعوت‌نامه اسم میزبان تاریخ و ساعت دقیق برگزاری مراسم های رسمی كاری و مکان برگزاری مراسم قید خواهد شد. همین‌طور باید به این مسئله توجه نمود که کارت دعوت را باید حداقل یک هفته جلوتر برای مهمان ارسال شود. تا درصورتی‌که مهمان به چندین مراسم دعوت‌شده است بتواند امکان برنامه‌ریزی برای حضور در مراسم را داشته باشد.
- در زمان برگزاری مراسم‌های رسمی كاری (اجرا)
در این مرحله برنامه‌ریزی که در مرحله نخست انجام‌شده را باید اجرا نمایید. اجرای هر برنامه هم متناسب با بر چک‌لیست‌های از پیش طراحی شده برای آن مراسم است. هرچقدر برنامه‌ریزی انجام‌گرفته کامل‌تر باشد در اجرای آن با مسائل کمتری مواجه خواهید شد و آسان‌تر می‌توانید فعالیت‌ها را به اجرا دربیاورید. این مرحله عبارت است از: استقبال، آغاز مراسم افتتاحیه و پایان مراسم و بدرقه. میهمان شما هر فردی که باشد به دعوت شما و بنا به یک علت در مراسم شما شرکت نموده است و احترام او با رعایت مسائل زیر باید حفظ شود.
پذیرایی مراسم‌های اداری و سازمانی خود را باشکوه اما به‌صورت مرتب و تمیز انجام دهید. مشکلی ندارد که پذیرایی شما ساده باشد ولی اگر شلوغ و به‌هم‌ریخته برنامه‌ریزی شود و همین‌طور خوراکی‌ها و نوشیدنی‌هایتان کیفیت زیادی نداشته باشند، همه هزینه و تلاشتان بی‌ثمر می‌شود.
- پس از مراسم (ارزیابی)
پس از پایان یافتن مراسم باید نحوه برگزاری مراسم را ارزشیابی کنید تا در صورت وجود مسائل ضعف و کاستی‌ها بتوان آن‌ها را از بین برد و نقاط قوت را بهبود بخشید.
در پایان برگزاری مراسم های رسمی كاری
مسائلی را بیان نمودیم که با رعایت آن‌ها، می‌توانید برگزاری مراسم های رسمی كاری را به انجام رسانید، مراسمی که هیچ فردی تا مدت‌ها از خاطرش نرود. در اصل به‌قدری میزبانی شما باید خوب باشد که بعدازآن، میهمانان هر جا بروند از شما تعریف نمایند؛ بنابراین میزبان خوب بودن یکی از مهارت‌هایی است که هر خانم و آقایی به آن احتیاج خواهد داشت. همین‌طور تمام افراد هم باید مسائلی را رعایت کنند که چند مورد از آن را بیان نمودیم. امیدواریم که با خواندن این مقاله بتوانید، به آنچه برای برگزاری یک مراسم رسمی مناسب می‌خواهید، دست پیدا کنید.